Toiminnan arviointi ja kehittäminen

Toiminnan kehittämisessä olennaista on löytää oikea kehittämiskohde ja tarpeeksi yksinkertainen ratkaisu.

  • Toimintaa kannattaa aina kehittää!
  • Ei kannata haukata liian isoa palaa, vaan ottaa yksi tai kaksi kehittämiskohdetta kerrallaan. Pienenkin jutun tekemisellä toisella tavalla voi olla iso vaikutus siihen, mitä haluttiin kehittää, kuten vaikkapa siihen, että johtajisto muodostaa hyvän porukan, tai siihen, että kaikki löytävät tarvittavat paperit ja asiakirjat.
  • Mukaan sekä kehittämiskohteen valintaan että kehittämishommiin kannattaa ottaa koko johtajisto. Joskus myös sopivasta ulkopuolinen henkilö voi olla avuksi siinä, että keskustelu pysyy raiteillaan.

Tällä sivulla on asiaa toiminnan arvioinnista ja kehittämiskohteen valinnasta.

Toiminnan arvioiminen

Toiminnan arvioiminen lähtee siitä, että vertaillaan sitä, mitä oli tarkoitus tehdä ja sitä, mitä sitten itseasiassa tehtiin. Nämä eivät useinkaan ole ihan sama asia. Oli kyse sitten yhden tapahtuman tekemisestä, yhteen aiheeseen paneutumisesta (vaikkapa aikuisrekry, johtajiston välinen viestintä tai hallituksen toiminta) tai toiminnansuunnitteluun liittyvä edellisen toimintakauden arviointi, tällä perusmallilla pääsee jo pitkälle:

1) Mitä oli tarkoitus tehdä TAI Mikä on unelmatilanne?

Tässä kohtaa ota esiin joko olemassa oleva suunnitelma, jota vasten arviointi tehdään tai jos kehitätte uutta, tai ilman suunnitelmaa olevaa juttua (niin kuin vaikka sitä aikuisrekryä), miettikää mikä on tavoitetila. Ihan hirmu korkealta ei  kuuta kannata lähteä kurkottamaan, mutta aloittakaa kuitenkin pohtiminen siitä, minkälainen tilanne olisi ihana täydellisessä maailmassa, jossa käsipareista tai rahasta ei olisi pula. Tämän jälkeen voitte katsoa unelmaa todellisuussilmälasien kautta. Mitkä asiat jäivät jäljelle, kun palattiin toiveikkaaseen arkirealismiin?

2) Mitä olette ihan oikeasti jo tehneet

Nyt pitää olla rehellinen. Jos juttuja jäi tekemättä, tai ne menivät penkin alle, ei haittaa. Niin tapahtuu kaikille, jotka tekevät. Vain ne, jotka eivät tee mitään, eivät koskaan epäonnistu! Listatkaa tapahtuneet asiat. Listaan kannattaa laittaa myös suunnittelut ja tekovaiheen asiat (ei nyt ihan hirveän yksityiskohtaisesti), ei pelkästään lopputulosta. Usein partiossa löytyykin kehitettävää juuri siitä, miten asioita teemme, eikä välttämättä siitä, mitä asioita teemme.

3) Miten meni

Käykää tapahtuneiden asioiden lista läpi. Olkaa reiluja, mutta helliä. Tässä kohtaa puheenjohtajan tai setin vetäjän on pidettävä huoli siitä, että kukaan, jonka homma meni ehkä vähän enemmän penkin alle kuin sen yli, ei pahoita mieltään. Jos tiedät jo etukäteen, että tästä kohdasta saattaa kehkeytyä hämminki, mieti tarkkaan mitä teet. Alla apukysymyksiä, käytä, jos sopivat arvioitavaan asiaan:

  • Miten suunnittelusta edettiin kohti toimintaa?
  • Oliko selvää, kuka vastaa hommasta, ja kuka tekee mitäkin?
  • Mitä tarvitaan, jotta haluttu asia tapahtuisi (ylipäänsä tai paremmin)?
  • Onko kaikilla sama mielikuva siitä, miten asioiden pitäisi edetä?
  • Oliko kiva tehdä?
  • Miltä lopputulos näytti?
  • Palveliko lopputulos kaikkia osallistujia?
  • Miten viestintä sujui ennen, tapahtuman aikana, ja sen jälkeen? Tuliko kaikki tarvittava tieto kaikille niille, jotka sitä tarvitsivat?

Kehittämiskohteen valinta

Hyvän arvioinnin jälkeen ja selkeässä ongelmatilanteessa kehittämiskohteen valinta on hyvin helppoa. Välillä taas käännellään ja väännellään vaikka kuinka, eikä olennaista kysymystä meinaa löytyä. Aina kannattaa kuitenkin aidosti valita. Tämä tarkoittaa sitä, että on syytä sopia hyvin tarkasti, mitä lähdetään kehittämään ja mitä jutuja kehittämiskohteesta (tällä kertaa) rajataan pois. Kehittämiskohteita kannattaa olla kerrallaan 1-3.

  • Jos olette alkuun erimielisiä siitä, mitä valita kehittämiskohteeksi, kirjoittakaa kaikki ehdotukset lapuille. Tämän jälkeen äänestäkää kierros kerrallaan lappuja vähemmäksi, esimerkiksi niin, että jokainen saa antaa yhden, kaksi ja kolme pistettä kehittämiskohteelle per kierros. Ne, joilla on eniten pisteitä, pääsevät jatkoon, kunnes jäljelle jää yksi (tai kaksi tai kolme, tilanteesta riippuen).
  • Jos osaatte nimetä ongelman, mutta kehittämiskohteen nimeäminen on vaikeaa, käyttäkää viiden niksin tekniikkaa. Esimerkiksi näin. Ongelma: meillä ei ole johtajia.
  1. Miksi teillä ei ole johtajia? Miettikää yhdessä vastaus, se voisi olla esimerkiksi: ihmiset eivät lähde mukaan.
  2. Miksi ihmiset eivät lähde mukaan. Vastaus voisi olla: Emme ole itseasiassa pyytäneet kovin montaa.
  3. Miksi emme ole pyytäneet kovin montaa? Vastaus voisi olla: Ei ole tullut mieleen.
  4. Miksi meille ei ole tullut mieleen? Vastaus: Meillekin on epäselvää, mihin itseasiassa pyydämme heitä.
  5. Miksi meille on epäselvää, mihin pyydämme heitä? Vastaus: Emme ole määritelleet, mihin tarvitsemme apua.

Kehittämiskohde: Määritellään, mihin tarvitsemme apua.