Kirjanpito

Tässä osiossa esitellään lippukunnan kirjanpitoa. Tällä sivulla esitetään tiivistelmä kirjanpidon perustiedoista ja kirjanpitoon liittyvistä toimenpiteistä, alasivuilta löytyvät kirjanpitoasetuksen tuloslaskelma- ja tasekaavat, sitten lippukunnille sovelletut tuloslaskelma- ja tase- kaavat ja lopuksi hyvät lisätiedon lähteet ja kirjanpidon apuvälineet. Nämä tekstit on laadittu normaalia lippukuntaa varten, jolla ei ole liiketoimintaa eikä palkattuja työntekijöitä.

Perustietoa kirjanpidosta

Mitä hyötyä kirjanpidosta on lippukunnalle?

Huolellisesti hoidettuna kirjanpidosta on merkittävästi hyötyä lippukunnalle:

  • Talousarvio, talousseuranta ja kirjanpito ovat lippukunnan johtamisvälineitä, joilla voidaan ohjata toimintaa tavoiteltuun suuntaan
  • Toimiva kirjanpito ja taloushallinto on vaivatonta niin taloudenhoitajalle kuin erityisesti lippukun- nan johtajistolle – tällöin voidaan keskittyä varsinaiseen partiotoimintaan
  • Kirjanpidon tietojen perusteella kuluvan vuoden kustannuksia voidaan verrata talousarvioon.
  • Hallitus näkee keskellä vuottakin heti, mistä toiminnosta on jäämässä rahaa yli, jonka voi käyttää toiseen, ehkä vasta keksittyyn projektiin.
  • Seuraava talousarvio voidaan tehdä luotettavasti vanhojen kirjanpitotietojen perusteella.
  • Kirjanpidon tositteiden avulla voidaan selvittää esimerkiksi tapahtuma- tai osallistujakohtaisia kuluja tai tapahtuman kokonaistuottoa.
  • Ulkopuoliset tahot (kunnat, seurakunnat, tausta- yhteisöt...) ovat yleensä kiinnostuneita lippukun- nan tilinpäätöksestä ja saattavat vaatia sen avustus- anomusten liitteenä.

Kirjanpitäjän pätevyysvaatimukset

Mitään muodollisia pätevyysvaatimuksia lippukunnan kirjanpitäjänä toimimiselle ei ole. Käytännössä esimerkiksi kirjanpitokurssin suorittaneella henkilöllä on riittävät tiedot. Taloudenhoitaja (jota voidaan kutsua myös rahastonhoitajaksi tai kirjanpitäjäksi) on tavallisesti lippukunnan hallituksen jäsen. Näin kirjanpidosta saatuja tietoja voidaan helposti käyttää lippukunnan päätöksenteon tukena. Taloudenhoitajan tehtävän voi myös jakaa esimerkiksi siten, että joku aktiivijohtajista hyväksyy ja maksaa laskut sekä merkitsee niihin tarvittavat tili- ja selitetiedot. Tämän jälkeen joku ulkopuolinen (jopa tilitoimisto) tekee varsinaisen kirjanpidon.

Lippukunnat ovat kirjanpitovelvollisia

Lippukunnan kirjanpitovelvollisuus perustuu kirjanpitolakiin. Kirjanpitolaki määrää kaikki yritykset ja yhdistykset hoitamaan kirjanpitonsa tietyllä, laissa ja asetuksissa säädetyllä tavalla. Koska lippukunta, niin rekisteröity kuin rekisteröimätönkin, on yhdistys, on sen noudatettava lain määräyksiä kirjanpidossaan. Tärkeä lain määräämä velvoite on vaatimus kahdenkertaisesta kirjanpidosta.

Kahdenkertainen kirjanpito

Kahdenkertaisessa kirjanpidossa kaikki kirjaukset tehdään vähintään kahdelle eri tilille, toiselle debetiin ja toiselle kreditiin. Näin jokaisesta liiketapahtumasta tulee kirjattua rahojen lähde ja käyttökohde. Debet- ja kredit-kirjausten erotus eli saldo on tästä syystä aina.

Tositteet (eli kuitit)

Kirjanpitolain mukaan jokaisesta kirjanpitoon tehdystä merkinnästä pitää olla olemassa tosite (kuitti). Sen avulla varmennetaan, että hankinta on oikeasti tehty. Tositteessa pitää olla seuraavat tiedot:

  • myyjän/maksun saajan nimi
  • ostajan/maksajan nimi
  • se tavara tai palvelu, joka on ostettu
  • hinta
  • maksun päivämäärä.

Lisäksi tositteessa tulee olla allekirjoitus tai kuittaus ja lippukunnan hallituksessa sovittu hyväksymismerkintä. Jos lippukunta maksaa tai myy jotain käteisellä, on maksusta tehtävä vastaava kuitti. Kirjanpidon tositteet on numeroitava siten, että ne ovat myöhemmin helposti löydettävissä. Tavallisesti tositteet numeroidaan juoksevasti. Tositteita on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.