Sujuva arki

Lippukunnan sujuva arki muodostuu monesta jutusta. Lippukunnan johtamisessa, pestissä kuin pestissä huomiota kaipaavia asioita on aina monta. On monta tapahtumaa tuloillaan, monta ihmistä, joiden kanssa pitäisi jutella ja sopia asioita, monta omaan pestiin liittyvää ärsyttävää rutiinijuttua ja monta kehittämiskohdetta huomiota kaipaamassa. Olennaisia juttuja on a) pitää huoli siitä, että jaksaa ja ehtii tehdä, ja b) pitää huoli siitä, että muutkin jaksavat, ehtivät, ja tietävät mitä ympärillä tapahtuu.

Kalenterinhallinta kondikseen

Ehkä paras tapa saada asioita tehtyä on, no, tehdä niitä. Kun asioita jää tarpeeksi roikkumaan, pienimpiin ja yksinkertaisimpiinkin hommiin on vaikea tarttua. Sitten kun tekemättömiä asioita on kasaantunut tarpeeksi, lamaantuu täysin. Siispä kannattaa vain tehdä tarvittavia juttuja sitä mukaa kun niitä tippuu eteen. Usein yhteen sähköpostiin vastaaminen ei vie kuin muutaman minuutin – sitten kun niitä on 20, toimeen tarttuminen tuntuu jo haastavammalta. Joillekin voi toimia myös se, että varaa kalenterista aikoja, jolloin hoitaa vain partioasioita kuntoon. Sekin kannattaa! Kun tiedät hoitavasi asioita huomenna kaksi tuntia, niiden murehtimiseen ei tarvitse uhrata aikaa vielä tänään. Mutta kalenteriajassa ei saa sitten fuskata! Tiesitkö, että tekemättömien hommien miettimiseen ja murehtimiseen käyttää usein tuplasti tai jopa triplasti sen ajan, mikä menisi niiden tekemiseen.

Ja siihenhän lippukunnan sujuva arki tiivistyy. Kun yksinkertaiset ja rutiinihommat hoituvat vaivatta, jää enemmän aikaa kehittämiseen, isojen juttujen tekemiseen ja hauskanpitoon.

Vinkkejä

Muistikirja (sähköinen tai paperinen)
Asioita kannattaa laittaa ylös ja hyvän fiiliksen tuottaa myös se, kun saa vedettyä tehtyjä hommia yli. Kun laittaa kaikki ideat ja hommat ylös, voi huoletta keskittää ajatuksiaan muualle ja palata tehtävien asioiden pariin myöhemmin.

Delegointi
Jaa hommia eteenpäin, kaikkea ei tarvitse tehdä itse.

Bullet Journal
Suuren suosion saavuttanut bullet journal on kokeilemisen arvoinen työkalu.

Pomodoro
Jos on esimerkiksi pidempiä kirjoitusprojekteja, kannattaa kokeilla avuksi pomodoro-menetelmää.
https://tomato-timer.com/

Deadlinet
Aseta tehtäville deadlinet silloinkin kun ei olisi pakko. Määräaika kannustaa hommiin ajoissa!

Se minkä voit, tee heti. Mikä vaatii enemmän aikaa, varaa sille tilaa kalenteristasi. Mikä kuuluu jollekin toiselle, delegoi ja aseta deadline, jos tapanasi on huolehtia muiden tekemättömistä töistä.
Hyvin aikataulutettu on napakasti tehty!

Ryhtiä ryhmänjohtamiseen

Kuinka tehdä sitten ryhmänjohtamisesta napakkaa ja samalla huoletonta, hauskaa? Ei ole tuulesta temmattu klisee, että hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Kannattaakin vannoa toimintasuunnitelman nimeen. Kun käyttää esimerkiksi yhden iltapäivän huolelliseen suunnitteluun, menee tuleva kausi mukavasti, ei tarvitse turhia stressata.

Muista myös: Aina kaikki ei mene suunnitelmien mukaan. Asiat tosin voivat mennä oikein hyvin, vaikkei ne menisikään juuri kuten on suunniteltu.

Kannattaa myös tehdä kansio tms., johon poimii parhaat löytämänsä toimintavinkit. On hauskaa tehdä kokoelma kaikista inspiroivista jutuista ja käyttää niitä sitten aina sopivan paikan tullen.

Hyvä yhteishenki koostuu monesta palasta. Kun puhutaan yhteishengen rakennuspalikoista, puhutaan yleensä siitä, että asiat sujuvat, kun ihmisillä on tunne siitä, että heillä on se tieto, jonka he tarvitsevat oman pestin hoitamiseen (eli ei tunnu siltä, että asioista sovitaan tietämättäni), tunne siitä, että tekee merkityksellistä ja hyödyllistä hommaa, tietää, mihin oma pesti rajautuu (pestikeskustelut!), luotto kaveriin ja vieläpä hauskaa tehdessä (nauru on tärkein liima!). Näihin juttuihin löydät lisävinkkejä kohdasta Paras paikka tehdä vapaaehtoistyötä. Nämä ovat tärkeitä ajatuksia, tuumatkaa porukalla!

Kaikkia näitä vinkkejä voi hyödyntää missä tahansa pestissä. Onnea ja menestystä hyvään johtamiseen!